Rok 2019 przysienie wiele istotnych zmian w przepisach prawa pracy.
Jak się na nie przygotować? Przyjrzyjmy się najważniejszym nowinkom i spróbujmy rozszyfrować, co za nimi stoi.
1. Podstawową formą wypłaty wynagrodzenia staje się przelew na rachunek bankowy
Od 1 stycznia 2019 roku zmieniają się zasady dokonywania wypłat wynagrodzeń. Teraz podstawową formą wypłaty będzie przelew na konto pracownika. W związku z tym każdy pracodawca, który do tej pory wypłacał pracownikom pensje w gotówce, powinien do dnia 21 stycznia 2019 r. poinformować ich o obowiązku:
- podania numeru rachunku, na który będzie wpłacane wynagrodzenie lub,
- złożenia wniosku o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych.
Pracownik ma 7 dni od otrzymania takiej wiadomości, na dostarczenie swojego numeru konta lub złożenie wniosku o wypłacenie wynagrodzenia do rąk własnych.
2. Zmiana formy przechowywania akt osobowych – z papierowej na elektroniczną
Do tej pory pracodawcy mieli obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w postaci papierowej. Od nowego roku mogą przejść na ich wersje elektroniczne. Warto wspomnieć, że to tylko możliwość, a nie obowiązek. Zmiany formy przechowywania akt osobowych można dokonać w dowolnym roku, niekoniecznie w 2019, ale również kilka lat później.
Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?
Po kolei:
– najpierw należy zeskanować wszystkie dokumenty;
– każdy z dokumentów podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy;
– następnie poinformować o zmianie obecnych i byłych pracowników, a także zawiadomić ich o możliwości odebrania papierowych akt osobowych – pracownik ma 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia na ich odbiór,
– akta osobowe nieodebrane można zniszczyć (nie jest to obowiązkowe).
Co ważne, prowadzenie akt osobowych w pewnej części elektronicznie, a w innej papierowo nie jest dopuszczalne. Jeśli pracodawca wybierze formę papierową, musi ją konsekwentnie zachować we wszystkich dokumentach. I na odwrót – jeśli wybierze formę elektroniczną, żaden dokument nie powinien pozostać papierowy.
W przypadku konieczności dołączenia do elektronicznych akt osobowych kolejnego dokumentu przygotowanego na papierze pracodawca będzie musiał przygotować jego cyfrowe odwzorowanie.
Wprowadzamy procedury dotyczące prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej
Prowadzenie akt osobowych w wersji elektronicznej wymaga wprowadzenia odpowiednich procedur.
Pracodawca będzie musiał podjąć szereg decyzji m.in. w jakim miejscu będzie przechowywana dokumentacja (serwer, chmura) i jaką metodą ją zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub utratą.
Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających: stały dostęp dla osób uprawnionych, identyfikację osoby dokonującej zmian oraz funkcjonalność wydruku. Należy również zadbać o upoważnienie procesora (podmiotu przetwarzającego dane) oraz pracowników do dostępu i przetwarzania danych osobowych oraz dokumentacji pracowniczej.
3. Zmiana okresu przechowywania akt osobowych
Nowe przepisy w większości przypadków pozwolą na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat.
- Dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 r. można skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat po przesłaniu odpowiednich raportów do ZUS (ZUS OSW oraz ZUS RIA);
- Dla pracowników zatrudnianych od 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, pod warunkiem przesyłania comiesięcznych raportów specjalnych do ZUS.
- Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowywane będą na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat, niezależnie od tego, czy dana osoba jeszcze pracuje, czy nie.
Źródło: www.zus.pl
4. Wydanie akt osobowych po upływie okresu przechowywania
Kolejną nowością jest możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej przez pracownika po upływie okresu jej przechowywania. Pracownik musi jednak wiedzieć, kiedy się po nią zgłosić.
- Pracownik może odebrać swoje akta w ciągu 1 miesiąca od upływu okresu przechowywania tj. po 10 latach;
- Jeżeli Pracownik nie odbierze akt osobowych, to Pracodawca musi je zniszczyć w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu na odbiór akt przez pracownika.
5. Na wniosek pracownika musimy wydać kopię akt osobowych
Od 2019 r. byli i obecni pracownicy mogą wnioskować o wydanie kopii akt osobowych. Niestety na chwilę obecną nie podano wytycznych dotyczących tego procesu. Nie wiadomo, jak często pracownik może występować o wydanie kopii akt osobowych oraz kto powinien pokryć koszty przygotowania kopii dokumentów.
6. Od 2019 r. wraz ze świadectwem pracy pracownik musi otrzymać informację o:
- okresie przechowywania akt osobowych,
- terminie odbioru akt osobowych po okresie przechowywania, czyli do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowych 10 lat,
- terminie zniszczenia akt osobowych w przypadku nieodebrania ich od pracodawcy.
Elektronizacja akt osobowych pracowników to złożony proces, który może dostarczać wielu wątpliwości. Masz jakieś pytania? Zapraszam do komentarzy.
