Bożonarodzeniowe koszty w firmie

Boże Narodzenie to z perspektywy firmy czas, który – mimo powszechnego rozprężenia – może efektywnie wykorzystać, czyli m.in. przełożyć go na zwiększenie przychodów ze sprzedaży.

W jaki sposób?

Święta dają okazję np. do:

• umocnienia pozytywnych relacji z klientami i kontrahentami,
• poprawy efektywności pracowników,
• innych działań reklamowych.

A wszystko to dzięki  świątecznym wydatkom firmowym. To ważne, by nie tylko mądrze je rozplanować, ale również… właściwie rozliczyć.

Jak sprawdzić czy bożonarodzeniowy wydatek zaliczymy do kosztów?

1. Najpierw ustal, czy pojawił się on na liście wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych (jak alkohol). Cała lista takich kosztów dostępna jest tutaj. Jeżeli nie ma go na liście:
2. Potwierdź, czy ma on związek z uzyskiwanymi przychodami (chociażby pośredni) np. zachęca do zakupienia Twoich produktów lub skorzystania z Twojej usługi. Jeśli odpowiedź jest twierdząca:
3. Zwróć uwagę, aby wartość wydatku nie odbiegała znacząco od standardowych cen, bo ta nie powinna być zbyt wysoka. W takim przypadku to już koszt reprezentacji, a tych nie wolno wliczać do kosztów firmowych.

Pomysły na koszty bożonarodzeniowe

1. Dekoracje i ozdoby.

Cóż to byłyby za Święta bez firmowej choinki? W okresie przedświątecznym dekorujemy nie tylko nasze mieszkania, ale również siedziby naszych firm.

Dobra wiadomość jest taka, że do kosztów można wliczyć wszystkie świąteczne dekoracje, czyli choinki, lampki, bałwanki, girlandy, stroiki, bombki, a także ozdoby przygotowane specjalnie dla danego przedsiębiorstwa np. indywidualnie zamówione bombki z logo lub w barwach firmowych.

Dlaczego można i dlaczego warto?

To proste. Świąteczny wystrój biura, sali konferencyjnej, recepcji, sklepu, restauracji czy innego salonu usługowego, zachęca klientów do skorzystania z oferty – poprzez nawiązanie do bliskiej nam wszystkim tradycji, w łatwy sposób wzbudza pozytywne uczucia.

Święta Bożego Narodzenia to czas, do którego większość z nas podchodzi bardzo emocjonalnie. Dekoracje bożonarodzeniowe poprawiają więc atmosferę i nastrój panujący wśród pracowników i napełniają ich pozytywną energią, a co za tym idzie – zwiększają ich wydajność.

Kiedy dekoracje bożonarodzeniowe nie są kosztem?

• Kiedy prowadzisz firmę w domu. Jeżeli prowadzisz firmę we własnym mieszkaniu, urzędnicy mogą zakwestionować Twoje wydatki świąteczne. Nie można przecież jednoznacznie stwierdzić, czy zostały poniesione wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą.
• Kiedy dekoracje wykraczają poza normę. Wydatki na dekoracje nie mogą przekraczać zwyczajowo przyjętych norm, zwłaszcza w zakresie ekskluzywności czy ceny. Wystawne ozdoby mogą zostać uznane za wydatki reprezentacyjne, a tych nie można zaliczać do kosztów.

2. Kartki świąteczne z życzeniami.

Wysłanie kartek świątecznych to prosta, ale urokliwa okazja do zareklamowania firmy i podtrzymania miłej więzi z klientami. Pamiętajmy, że pozyskanie nowego klienta jest 5-7 razy droższe niż utrzymanie obecnego!

Do kosztów prowadzenia firmy można wliczyć nie tylko kartki, koperty czy znaczki, ale nawet kolorowe długopisy, którymi odręcznie napiszemy życzenia.

Do firmowych kosztów można zaliczyć również:

• wynagrodzenie copywritera, który przygotuje tekst życzeń świątecznych dostosowanych specjalnie do Twojej firmy lub branży;
• wynagrodzenie grafika, który zaprojektuje elektroniczne kartki świąteczne;
• wykupione pakiety sms-ów ze świątecznymi życzeniami, które roześlemy do grupy klientów;

3. Prezenty dla kontrahentów lub klientów.

Owszem, jeżeli mają charakter reklamowy. Stanowczo nie, jeżeli są kosztami reprezentacyjnymi. 

Ponownie wracamy do tematu reprezentacji. Jeżeli prezenty dla kontrahentów czy klientów to eleganckie i wartościowe upominki, nie wolno nam ich zaliczyć do kosztów. Inaczej będzie z próbkami własnych produktów lub gadżetami reklamowymi.

Jakie prezenty dla kontrahentów stanowią koszt firmowy?

• Próbki produktów (towarów), którymi handluje firma (ich wręczanie to doskonały sposób na reklamę!)
• Niewielkiej wartości gadżety świąteczne, opatrzone logo firmy, jak choćby: kalendarze, terminarze, długopisy, kubki czy breloczki.

 Wręczając prezent kontrahentowi lub klientowi, należy zawsze sprawdzać czy wartość tego prezentu nie przekracza kwoty 200 zł dla celów podatku dochodowego (oraz odpowiednio 10 zł i 100 zł dla celów VAT), a także czy nie zachodzą pozostałe okoliczności jak np. umowa cywilnoprawna z kontrahentem. Niespełnienie tych warunków wiąże się z określonymi konsekwencjami zarówno dla przekazującego, jak i obdarowanego (podatek dochodowy z tytułu nieodpłatnego świadczenia lub naliczenie VAT). Temat ten nie jest jednak przedmiotem tego artykułu.

4. Firmowa Wigilia.

Firmowa Wigilia to bardzo popularna tradycja. Warto zadbać nie tylko o jej atmosferę, ale również… właściwie ją rozliczyć.

Wydatki na Wigilię nie są kosztem, ale…

Tak, wydatki na samą firmową konsumpcję nie są kosztem podatkowym. No chyba, że…  Wigilia nie będzie tylko Wigilią, ale np. spotkaniem integrującym pracowników lub motywującym ich do wykonywania służbowych obowiązków. Wówczas możemy wliczyć ją do kosztów.

Nie chcesz żeby wydatki na firmową Wigilię zostały zakwestionowane? Zabezpiecz się!

• Połącz Wigilię z omówieniem wyników firmy lub planami na przyszły rok.
• Przygotuj dokumentację z przebiegu spotkania.
• Zachowaj agendę oraz materiały z przemówienia lub prezentacji.

Co z Wigilią dla kontrahentów?

Organy podatkowe przyjmują, że Wigilia zorganizowana dla kontrahentów stanowi wydatek o charakterze reprezentacyjnym, nie możesz jej zatem wliczyć do kosztów firmowych.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której spotkanie wigilijne ma charakter typowo biznesowy, czyli służy przedstawieniu nowego produktu, nowego sposobu współpracy. Wtedy dopiero jej koszt można zaliczyć do kosztów podatkowych.

5. Prezenty dla pracowników.

Podarunkiem dla pracownika z okazji Świąt Bożego Narodzenia mogą być:

• paczki,
• bony,
• talony,
• karty przedpłacone,
• środki finansowe wypłacane w gotówce.

Prezenty te mogą być sfinansowane w dwojaki sposób:

• ze środków obrotowych lub…
• ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Prezenty ze środków obrotowych a koszty

Dodatkowe świadczenia dla pracowników przekazane z okazji Świąt mają związek z przychodami firmy, dlatego są kosztem uzyskania przychodu.

 Wartość prezentu jest przychodem pracownika. Prezenty przekazane pracownikom są świadczeniami, które należy doliczyć do przychodu pracownika za stosunku pracy i opodatkować PIT.

Prezenty finansowane ZFŚS a koszty

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku prezentów, które w całości zostały sfinansowane z ZFŚS. Wydatek ten nie będzie kosztem pracodawcy, ponieważ kosztem są już same odpisy na ZFŚS.

 Pracownik, choć uzyskuje przychód podatkowy, to przy spełnieniu pewnych warunków może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania. Zwolnienie podatkowe dla prezentów ze środków ZFŚS jest możliwe, jeżeli prezenty:
 - stanowią element działalności socjalnej firmy tzn. są pomocą materialną lub rzeczową dla pracowników w całości sfinansowaną z ZFŚS,
 - istnieje regulamin gospodarowania środkami ZFŚS, który pozwala na zakup prezentów dla zatrudnionych osób,
 - wartość prezentów powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej i materialnej pracowników,
 - kwestia najważniejsza: zwolnienie od podatku dotyczy tych świadczeń, których wartość w ciągu roku nie przekracza kwoty 380 zł (nadwyżka ponad tę kwotę jest już opodatkowana PIT).

Zwolnieniem z podatku objęte zostały świadczenia rzeczowe i materialne. Nie zaliczamy do nich: bonów, talonów i innych prezentów, które można wymienić na towary lub usługi. Zatem przekazane bony i talony, pomimo ich sfinansowania z ZFŚS i nieprzekroczenia kwoty 380 zł, nie będą objęte zwolnieniem od podatku.

Święta Bożego Narodzenia to czas który możesz wykorzystać na promocję i reklamę własnej firmy. Skorzystaj z tej możliwości.

Jeżeli przeczytałeś artykuł, wiesz już, o tych bardziej znanych i mniej oczywistych wydatkach, które rozliczysz w firmowych kosztach, a tym samym zmniejszysz zobowiązanie z tytułu podatku.

Na zakończenie, chciałabym życzyć Wszystkim Czytelnikom Bloga białych, pachnących choinką i pełnych niespodziewanych prezentów Świąt Bożego Narodzenia oraz cierpliwości i wytrwałości w realizacji planów noworocznych.