Oto ona. Problematyczna, tajemnicza, często niechciana, twoja przyczyna wielu wątpliwości. Kasa fiskalna – jedna z podstawowych kwestii przy zakładaniu sklepu internetowego. Zastanawiasz się kiedy kasa fiskalna w sklepie internetowym jest konieczna, kiedy wystawić paragon klientowi? Czy musisz ją mieć? Jak uniknąć kasy fiskalnej w sklepie internetowym?
Na temat obowiązku posiadania kasy fiskalnej krąży wiele obiegowych opinii. Jak choćby ta:
Prowadzę działalność nierejestrowaną, więc nie muszę mieć kasy fiskalnej.
lub ta:
Nie jestem VAT-owcem, więc nie muszę mieć kasy fiskalnej.
A to przecież nieprawda.
Celem mojego tekstu będzie jednoznaczna odpowiedź na dwa podstawowe pytania:
- kiedy kasa w sklepie internetowym jest koniecznością?
- kiedy można jej uniknąć?
Kasa fiskalna a sklep internetowy. Co na temat kasy fiskalnej mówią przepisy?
W pierwszej kolejności zajrzyjmy do ustawy o VAT. Tu przeczytamy, że każdy podmiot dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych powinien dokumentować sprzedaż na kasie fiskalnej.[1] Wynika z tego, że jeśli posiadasz sklep internetowy i sprzedajesz towary osobom prywatnym, kasa fiskalna to twój obowiązek. No chyba, że…
Jak skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej?
Teraz zajrzyjmy do uzupełnienia ustawy o VAT, które dotyczy zwolnień z kas rejestrujących[2]. To właśnie tutaj określono, kiedy kasą nie trzeba zaprzątać sobie głowy, a kiedy należy ją posiadać już od pierwszej sprzedaży.
No właśnie. Kiedy?
Kiedy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną – obowiązkowo!
Omawiane Rozporządzenie w § 4 pkt 1 wskazuje, że jeśli sprzedajemy osobom prywatnym takie produkty i towary jak:
- gaz płynny
- części do silników
- silniki spalinowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów
- nadwozia do pojazdów silnikowych
- przyczepy i naczepy; kontenery
- części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych
- silniki spalinowe tłokowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach
- sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten
- sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego
- wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku
- zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych
- wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych
- wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%
- perfumy i wody toaletowe
…to musimy posiadać kasę fiskalną już w momencie sprzedaży pierwszego produktu, a w grę nie wchodzą żadne zwolnienia. Sprawa jest zatem prosta. Sprzedajesz coś z wyżej wymienionej kategorii? Kasa fiskalna to twój obowiązek.
Kiedy sklep internetowy nie musi posiadać kasy fiskalnej?
Jeśli jednak twój sklep internetowy nie sprzedaje powyższych towarów, obejmują cię dogodne wyjątki. Możesz wówczas uniknąć kasy fiskalnej aż na 2 sposoby. Są to:
- Obrót poniżej 20 tys. złotych (zwolnienie nr 1)
- Dostawa w systemie wysyłkowym oraz wpłata wyłącznie na konto bankowe + dobrze opisany przelew (zwolnienie nr 2)
Zwolnienie nr 1, czyli obrót.
Zwolnienie to zostało przewidziane w § 3 pkt 1 wyżej opisanego Rozporządzenia. Na jego mocy nie musisz posiadać kasy fiskalnej, jeśli kwota obrotu na rzecz osób fizycznych w poprzednim lub bieżącym roku nie przekroczyła u Ciebie 20 000 zł i oczywiście, jeśli przedmiotem sprzedaży nie są towary wymienione w § 4 pkt 1.
Co znaczy kwota obrotu?
Kwota obrotu to nic innego jak twoje przychody ze sprzedaży. Inaczej mówiąc, to suma kwot wykazanych na fakturach lub dowodach sprzedaży bez pomniejszenia ich o koszty uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że przychodem za sprzedaży nie jest podatek VAT. Jeśli jesteś VAT-owcem, to żeby poznać kwotę swoich przychodów, musisz odjąć VAT od wystawionych faktur. Jeśli nie jesteś VAT-owcem, twój przychód to kwota brutto twoich faktur.
Co ważne, jeśli w danym roku dopiero rozpoczynasz sprzedaż, limit 20 tys. zł obliczasz od dnia pierwszej sprzedaży dla osoby prywatnej proporcjonalnie do liczby dni, jakie pozostały do końca roku. Nie będzie on więc wynosił 20 tys. zł, a proporcjonalnie mniej. Kwotę proporcjonalnego limitu można wyliczyć, korzystając z kalkulatora.
Co się stanie, gdy przekroczysz obrót 20 000 zł?
Po przekroczeniu limitu 20 tys. zł musisz już zainstalować u siebie kasę fiskalną. Masz na to czas do dwóch miesięcy, licząc od miesiąca, w którym go przekroczyłeś.
Przykładowo: jeśli przekroczyłeś obrót w lipcu, masz czas do września, by zakupić i zafiskalizować kasę rejestrującą. Od października zaś musisz już prowadzić sprzedaż z wykorzystaniem kasy rejestrującej.
No chyba, że…
Zwolnienie nr 2, czyli sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna (oraz wpłata wyłącznie na konto bankowe)
Wróćmy do przepisów. Według § 2 ust. 1 oraz opisu pozycji nr 38 załącznika do Rozporządzenia zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są sprzedawcy towarów w systemie wysyłkowym, jeśli:
- otrzymują w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),
- gdy z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Jeżeli więc zadbasz o to, aby wszyscy twoi klienci:
- wpłacali pieniądze na twoje konto bankowe, prawidłowo opisując przelew,
- otrzymali sprzedany towar pocztą lub kurierem,
a poza tym:
- prowadzisz ewidencję pozwalającą powiązać płatność z zamówieniem,
- przedmiotem sprzedaży nie są towary wymienione w § 4 pkt 1 ww. Rozporządzenia.
…jesteś zwolniony z posiadania kasy fiskalnej.
Zwolnienie to ma zasadniczą przewagę w stosunku do zwolnienia nr 1, nie przewiduje bowiem żadnych limitów przychodu. Możesz generować obroty rzędu 100 tys. zł rocznie i wyższe, ale jeśli spełniasz wyżej wymienione warunki, nie musisz zaprzątać sobie głowy kasą.
Jak wprowadzić w praktyce zwolnienie nr 2?
Po pierwsze: nie przyjmuj płatności od Klienta gotówką.
Po drugie: nie pozwalaj na osobisty odbiór zakupionych produktów.
Po trzecie: przygotuj odpowiednie dokumenty, czyli stwórz własną ewidencję i zadbaj o prawidłowy opis na przelewie.
Jak wygląda prawidłowy opis przelewu?
Rozporządzenie mówi, że z dowodów dokumentujących zapłatę powinno jednoznacznie wynikać „jakiej konkretnie transakcji dotyczyła” i „na czyją rzecz została dokonana”. Ważne jest więc, by w dokumentach znalazły się informacje: kto, ile i za co zapłacił.
Proponuję, aby klienci opisywali przelew numerem aukcji lub numerem zamówienia, który pozwoli na jednoznaczne powiązanie kupującego z zakupem. Ważne jest również, aby kupujący podał swoje dokładne dane w celu wystawienia faktury: imię, nazwisko i adres.
Jak wygląda prawidłowa ewidencja?
Najwygodniej prowadzić własną ewidencję, czyli choćby zestawienie w Excelu, które pozwoli powiązać płatności wynikające z wyciągów bankowych (lub raportów pośrednika płatności) z konkretnym zamówieniem. W ewidencji powinny znaleźć się takie dane, jak:
- data transakcji
- dane nabywcy (imię, nazwisko, adres)
- numer zamówienia
- wpłacona kwota.
Zapłata za pośrednictwem systemu płatniczego (PayU, PayPal)
Klient może zapłacić za zakupione produkty za pośrednictwem operatorów płatności elektronicznych (np. PayU, Przelewy24, PayPal). Taka forma zapłaty również pozwala na zastosowanie zwolnienia, ponieważ płatność przez system płatniczy traktowana jest na równi z płatnością na rachunek bankowy. Pośrednik płatności zawsze udostępnia raporty uwzgledniające dane poszczególnych transakcji, dzięki czemu płatność można bez problemu powiązać z konkretnym zamówieniem.
Przesyłka za pobraniem przez kuriera lub operatora pocztowego
Klient ma prawo zapłacić za zamówiony towar kurierowi przy odbiorze przesyłki („za pobraniem”). Wówczas kurier otrzymane kwoty wpłaca na rachunek bankowy sklepu internetowego. Firma kurierska wskazuje w opisie przelewu numery przesyłek lub listów przewozowych, których dotyczy płatność. Dane te posłużą do przygotowania ewidencji łączącej płatność z zamówieniem. Zatem i w tym przypadku można skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej.
Płatność kartą kredytową/debetową
Organy podatkowe bardzo długo uznawały, że płatność bezpośrednio na konto sklepu internetowego przy użyciu karty płatniczej jest równoznaczna zapłacie gotówką. Dlatego e-sklepy przyjmujące płatności kartą płatniczą nie mogły skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.[3]
Sytuacja zaczęła zmieniać się w 2018 roku, kiedy pojawiły się indywidualne interpretacje podatkowe, w których Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że płatność kartą debetową/kredytową również upoważnia do skorzystania ze zwolnienia.[4] I ok, wszystko jasne. Warto jednak zachować ostrożność. Sprawa jest dość świeża, więc dobrze będzie na razie obserwować, czy interpretacje te są początkiem całkowitej zmiany podejścia organów podatkowych, a co za tym idzie – końcem sporów podatników z urzędami. Poczekamy, zobaczymy.
Podsumowanie – kasa fiskalna a sklep internetowy
Jeżeli sprzedajesz towary wymienione w § 4 pkt. 1 Rozporządzenia masz obowiązek zakupić kasę fiskalną i rejestrować na niej sprzedaż na rzecz osób prywatnych.
Jeżeli nie sprzedajesz ww. towarów możesz skorzystać z dwóch rodzajów zwolnień:
- Zwolnienie nr 1, jeżeli twoje przychody ze sprzedaży (obroty) na rzecz osób fizycznych nie przekroczą 20 tys. zł rocznie;
- Zwolnienie nr 2, jeśli dostarczasz produkty w systemie wysyłkowym, przyjmujesz wpłaty na konto i dokumentujesz sprzedaż szczegółową ewidencją. Wówczas żadne limity obrotów cię nie obowiązują.
Masz jakieś pytania?
Chcesz się podzielić swoim doświadczeniem?
Zapraszam do komentarzy!
[1] Art. 111 ust. 1 Ustawy o VAT
[2] Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących Dz.U. 2017 poz. 2454
[3] Zobacz: interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 czerwca 2014 r. nr ILPP2/443-294/14-2/SJ, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 maja 2015 r. IPPP2/4512-121/15-2/IŻ.
[4] Zobacz: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 lutego 2018 r. nr 0115-KDIT1-1.4012.867.2017.1.AJ, czy interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 kwietnia 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.112.2018.2.ISK.
